La transformación digital no solo es empezar a trabajar con herramientas informáticas. Como hemos comentado en otros artículos, para conseguir el éxito y logremos convertirnos en una empresa 100% digital debemos cambiar la mentalidad y la cultura de nuestra empresa, empezando desde arriba.
Una vez tengamos claro este punto podremos empezar a entender qué herramientas informáticas se adaptan a nuestros procesos. Para ello primero deberemos hacer un análisis introspectivo sobre los procesos empresariales que debemos mejorar y qué herramienta es la más optima para ello. Para realizar este trabajo podrás contar con consultores especializados en herramientas informáticas que te asesorarán sobre cual será la herramienta que mas te conviene siempre teniendo en cuenta la relación entre coste de inversion y beneficio generado para la compañia.
En general este análisis dará como resultado tres posibles opciones: programas básicos, software empresarial o desarrollos a medida. Pasamos a describir cada una de ellas a continuación.
Programas básicos
En la informática como en la vida a menudo se cumple la regla que cuanto más sencillo mejor. A veces es un error intentar solucionar problemas sencillos con grandes automatismos y en informática muchas veces es suficiente con una buena gestión de plantillas Excel o similares.
Excel (Microsoft), Sheets (Google) y programas similares son herramientas perfectas para la mayoria de procesos sencillos. A día de hoy además permiten una sincronización directa con la nube, colaboración en tiempo real de mas de una persona sobr el mismo documento, etc. Es sin lugar a duda una de las herramientas más potentes que existen en el mercado por su versatilidad y su simpleza. Y también es cierto que muchas veces otros programas mucho más complejos como CRMs o desarrollos a medida no realizan ninguna tarea que no pudiese solventarse a través de un gestor de celdas.
Dicho esto es evidente que estas herramientas tienen un límite. A menudo es complicado implementar lógicas de negocio que sean escalables. Interrelacionar automatismos entre distintas sheets y ni que decir entre distintos archivos. No pueden trabajar con campos altamente tipados y todavía más cuando tratamos de procesos transaccionales. Como he dicho, una herramienta perfecta para pequeños procesos que siempre podrá servir como complemento ante los grandes.
Software empresarial especializado
Si queremos pensar a lo grande necesitaremos apostar por alguno de los softwares utilizados por todas las empresas que superan un cierto volumen de facturación. Se trata de software como los denominados CRM o ERP.
Estos sofwares son programas con mucho recorrido a lo largo del tiempo que garantizan a los clintes unos estandares de calidad y servicio totalmente imbatibles. Todas las grandes empresas los usan y en muchas de ellas disponen de varios incluso. Son sin lugar a duda las herramientas más top del mercado y a las que debes optar si quieres hacer crecer tu compañia y diferenciarte de tus competidores.
Cuando adquieres uno de estos sofware, compras un paquete prefabricado con una lógica imlpementada por defecto. Evidentemente un negocio de banca no requiere la misma lógica que uno del sector retail y es aqui donde entran los consultores que te ayudarán a moldear ese software para que encaje al 100% en tu empresa y se adapte a todos los procesos empresariales particulares de tus empleados.
Además, estos software son totalmente compatibles con programas como Excel o Google Sheets, y nos permite enviar y recibir información de los mismos para continuar un proceso desde distintos puntos y por distintas personas.
Y dado que estos softwares son tan flexibles y potentes, a menudo se extienen para otros usos que no son los originalmente pensados. Esto es totalmente posible porque ellos mismos lo permiten, pero en muchas ocasiones no es una buena idea hacer esto pudiendo penalizar la performance del producto para realizar acciones o automatismos que podrían realizarse fuera. Es aquí donde entran en juego los desarrollos a medida que comentamos a continuación.
Desarrollos a medida
Un desarrollo a medida debe ser siempre la ultima opción para resolver un requerimiento de negocio. Se trata de crear desde cero un software que haga realice exactamente el trabajo que una empresa necesita.
Por lo general, las ventajas que tienen estos desarrollos son la hiper personalización, la velocidad de ejecución y total control de la gestión de versiones del propio desarrollo, lo que dota a los desarrolladores de un poder total para analizar errores, realizar cambios y extenderlo en cualquier dirección. Además al ser un desarrollo a medida te ahorraras pagar licencias en cualquier de los softwares antes mencionados. Sin embargo también traen consigo ciertos inconvenientes como que por lo general son más caros a la hora de realizarse (deben realizarse de cero), y requieren de equipos de programadores muy experimentados para conseguir buenos resultados.